Larvik går Google

Larvik kommune har vurdert en skybasert samhandlingsplattform i en del år og i 2018 ble det gjennomført et forprosjekt for “Ny digital kontorstøtte- og samhandlingsløsning” hvor Microsofts Office 365 og Google ble testet. Forprosjektet konkluderte med at både Microsoft og Google var gode produkter og at det er mange store fordeler med å gå for en skybasert samhandlingsløsning. Pandemien som i mars 2020 plasserte et stort antall medarbeidere på hjemmekontor, ga et umiddelbart behov for videomøter. Man så samtidig de store fordelene det er å kunne arbeide sammen i en skybasert løsning og i juni 2020 startet man anskaffelsen av en skybasert kontorstøtte- og samhandlingsløsning. Denne konkurransen ble vunnet av firmaet Devoteam med produktet Google Workspace. 

Hva er så en skybasert samhandlingsløsning for Larvik kommune?

Skybasert vil si at våre data lagres et annet sted enn i våre egne serverparker som i dag ligger i Larvik. Dette gir en økt sikkerhet, og for ordens skyld: dataene lagres i Europa. Skybasert vil også si at alle data er tilgjengelig “hvor som helst fra” og fra alle flater (Mobiler, Chromebooks, lånte PCer, iPader osv). Dette vil gi økt fleksibilitet og økt driftssikkerhet.

Samhandlingsløsning dreier seg om måten vi kan arbeide sammen på med våre digitale filer, og det er mange aspekter ved dette:

• Et aspekt er at flere kan arbeide samtidig på det samme dokumentet, istedenfor som før hvor man måtte jobbe, lese, kommentere etter hverandre. I dokumentet er det også en logg som viser hvem som har skrevet hva og når filen åpnes kan man f.eks. be om “endringer siden sist jeg så på dette dokumentet”. 

• Et annet aspekt er at man står friere til å dele og samarbeide om filer med personer utenfor egen avdeling. I dagens løsning sender man gjerne en fil på e-post og får tilbake kommenterte versjoner som så skal syes sammen. Heretter gir man personer tilgang til filen slik at alle kan lese og kommentere parallelt. Man kan gi tilgang på det nivået man ønsker; Lese, redigere, kommentere. På denne måten vil alle ha tilgang til siste versjon av filen. 

• Et tredje aspekt er at man kan oppdatere informasjon etter at et f.eks. et informasjonsbrev er sendt ut fordi utsendingen gjøres i form av en lenke til originalfilen. Man må selvfølgelig orientere om endringer når det er behov for det.

• Et fjerde aspekt er ny funksjonalitet som følger med Google plattformen

  • Google meet

  • Chatfunksjon

  • “Facebookfunksjonalitet”

  • Skjemafunksjon for f.eks. påmeldinger, opplæring og spørreundersøkelser

  • Huskelistefunksjon og notatfunksjoner

  • Informasjonsplattformer i form av internettsider som Google Workspace-siden

Hvorfor har vi valgt Google?

Det finnes to fullgode systemer til dette på markedet; Office 365 og Google Workspace. Begge systemene vil på mange områder skille seg fra det vi har i dag og medføre endringer for brukerne.

Larvik kommune har gode erfaringer med både Microsoft og Google. Larvikskolen har brukt Google siden 2016 og resten av kommunen har “alltid” brukt Microsoft. Begge produktene har noen styrker og svakheter,og det vil veksles om hvem som er best på de ulike områdene. For anskaffelsen sa vi at begge produktene har tilfredsstillende “sluttbrukerfunksjonalitet” og la mer fokus sikkerhet, administrasjon av produktene, håndtering av nettbrett o.l.

Økonomi

Prosjektet møter innimellom påstander som “Dette er gjort for å spare penger!” og “Google er valgt fordi det er billigere enn Microsoft”.  Det er imidlertid ikke riktig at det var pris/kostnader som gjorde at Google ble valgt. Det er heller ikke slik at prosjektet er gjennomført for å spare penger. Verden har nå beveget seg dit at en skybasert løsning er overlegen de løsningene vi har hatt og tiden er mer enn moden for at vi får en skybasert samhandlingsløsning. Økonomien i et slikt prosjekt må selvsagt vurderes, og mangel på midler var grunnen til at vi ikke anskaffet dette etter forprosjektet i 2018. Da pandemien satte inn i 2020 ble det presserende å få på plass en løsning og midler ble avsatt.