Gratulerer med nye og moderne dataverktøy

Med Google Workspace har Larvik kommune fått en verktøypakke for kommunikasjon, samhandling og lagring. For deg som arbeidstaker betyr det at du kan bruke mobil, chromebook og nettbrett for å jobbe med dokumenter, regneark, presentasjoner, e-post, chat, kalender på i tillegg til din ordinære arbeidsplass, og dette blir nå en permanent mulighet også etter at pandemien er over.

Tilgjengelig overalt og alltid?

Ja, Google gir mulighet til å være tilgjengelig over alt med mobil eller en nettleser. Får noen få er dette nødvendig og for noen passer det godt. For andre blir dette for mye. Meningen med Google er ikke at man skal være tilgjengelig for arbeidsgiver til enhver tid og her må hver enkelt ansatt finne sin komfortsone ved å skru av/på varslinger. Og de som sender e-post til ukurante tidspunkter må vurdere om det er tidsnok at e-posten leses når arbeidstiden starter; Dette er et lett tilgjengelig valg med Planlegg sending (pil-ned på send-knappen).

Ett eksemplar av dokumenter

I google er en av hovedtankene at du sender lenker til dokumenter og ikke selve dokumentet. Dette gjør at man samarbeider om dokumentet i originalen i stedet for å sende kopier av dokumentet i e-post og få kommentarer tilbake. På denne måten vil alle som samarbeider om en sak bruke den siste (og eneste) versjonen av dokumentet. Noen vil nok føle at man mister kontroll når andre personer er inne og “retter” på “ditt” dokument, men relativt raskt bør dette gå over til at man har økt oversikt fordi alle endringer logges og er tilgjengelig i dokumentet, blant annet vil du når du åpner et dokument lett få oversikt over endringer som er gjort siden sist du så dokumentet.

Hva bør man passe på?

Nye verktøy utfordrer oss fordi de ikke er som vi er vant til, og dette kan være frustrerende. Her må du unne deg litt tid til å bli kjent med de nye skjermbildene og mulighetene. Vær nysgjerrig og spør Google guidene eller prosjektet i åpen time eller send inn til IT Helpdesk.

Pass samtidig på å gi deg noen pauser; luft hodet og strekk på kroppen hver time.

Virker det skremmende å dele dokumenter med foreldre, klienter og andre? Bruk litt tid de første gangene slik at du ser hva som skjer: Når du deler en enkelt fil er det begrenset med skade som kan skje, men sørg for at du bare gir lesetilgang, som er standardvalget.

Arkivsystemet heter fortsatt WebSak!

WebSak har nå fått en webversjon som skal brukes til alt arkivverdig materiale. Selv om vi nå kan dele dokumenter på en helt ny måte så erstatter dette ikke WebSak.

Personvern

Fagsystemer skal benyttes til arkivering og saksbehandling som før, og det er ikke lov til å lagre mer i Google disk enn man kunne i filbehandler. Tvert imot kan man si at behov for å være nøye her er viktigere enn før på grunn av delingsmulighetene.

Informasjonsdeling

Vi får nå nye muligheter for å dele både viktige arbeidsrelaterte informasjon og annen info for å styrke samhold og sosialt miljø.

Spørsmål og innspill til bruk av Google Workspace kan rettes til prosjektleder Øivind Sørum: oivind.sorum@larvik.kommune.no